Dalam menulis dan mengirim email (surat
elektronik) yang merupakan salah satu cara berkomunikasi dengan orang lain juga
membutuhkan etika, tata cara dan sopan santun.
Berikut ini yang perlu diperhatikan
dalam menulis email :
Subject
Hal pertama yang harus diperhatikan
dalam menulis email adalah subjek email. Sebaiknya subjek email dibuat ringkas
namun cukup deskriptif. Demi menyita perhatian penerima, gunakan pula bahasa
yang menarik.
Gunakan salam pembuka
Membuat email juga perlu
menggunakan bahasa etika, meskipun orang yang kita ajak komunikasi adalah orang
dekat atau teman sekantor. Terkadang kita mengirimkan email kepada teman
sekantor atau pimpinan di kantor asal saja mengirim. Seperti saat atasan atau
teman kerja meminta kita mengirimkan foto atau gambar, jangan hanya mengirim
file attachment-nya begitu saja. Minimal ada bahasa pengantar yang digunakan.
Gunakan bahasa yang baik dan benar
Tata bahasa bisa menunjukkan
kepandaian seseorang. Untuk itu, pastikan tata bahasa yang mereka gunakan tepat
ketika menulis email kantor. Hal ini penting dilakukan agar pesan yang ingin
disampaikan tidak salah. Untuk itu, disarankan agar menulis email singkat dan
rapi. Susun pula kalimat-kalimat Anda ke dalam paragraf yang tidak terlalu
panjang.
Kenali istilah-istilah dalam bahasa kini
Penggunaan istilah-istilah sah-sah
saja yang penting penerima mengerti istilah-istilah tersebut, seperti :
ASAP (As
Soon As Possible) yang artinya: secepat mungkin. Biasanya dipakai jika kita
meminta klien atau anak buah mengirimkan laporan atau data yang perlu waktu
secepatnya.
FYI (For
Your Information), biasanya dipakai saat kita melaporkan sesuatu atau orang
lain mengirimkan informasi yang mungkin saja penting untuk kita.
CMIIW
(Correct Me If I'm Wrong/Mohon dikoreksi jika saya salah), biasanya kita pakai
untuk membuat laporan kepada atasan atau klien/mitra. Jadi jika Anda mengirim
sebuah email berisi informasi atau data, sertakan CMIIW.
Dan masih banyak lagi istilah lain.
Biasakan men-CC email keluar pada atasan kita
Jangan lupa dan biasakan selalu
men-CC atau mengirimkan tembusan email keluar perusahaan atau kepada orang lain
terkait pekerjaan pada atasan kita. Hal ini agar atasan kita bisa memantau
kemana saja kita berkomunikasi dan atasan kita juga akan menerima balasan dari
klien jika email tersebut dibalas.
Lampiran
Perhatikan lampiran, usahakan
lampiran tidak besar ukuran filenya agar email cepat dikirim maupun diterima
dan lampiran cepat di-upload maupun di-download. Hal ini akan menghemat waktu
dan kuota internet. Biasakan mengkompres file agar lebih ringan.
Background
Memang tampilan email akan cantik,
tapi apakah perlu? Apakah tidak berpengaruh saat kita membaca email karena jika
background terlalu ramai kemungkinan akan menyulitkan kita membaca email.
Selain itu berpengaruh pada kecepatan saat mengirim atau menerima email.
Gunakan salam penutup dan tanda tangan
Biasakan menulis "Best Regards”,
“Terima Kasih” dan lain-lain di atas tanda tangan atau kartu nama virtual. Hal
itu biasanya diperlukan saat kita mengirimkan email kepada klien atau mitra.
Selain itu juga sebagai pertanggungjawaban secara fisik (alamat lengkap).
Agar Anda tidak menyalahi aturan
menulis email kerja, bacalah ulang tulisan sebelum dikirim. Jika perlu, kirim
tulisan tersebut kepada seorang rekan untuk diperiksa terlebih dahulu. Demikian yang bisa kami sampaikan, semoga
bermanfaat.
0 Komentar